Avis de confidentialité

• Responsable : pour les renseignements vous concernant comme client ou visiteur (votre compte, la facturation, le diagnostic IA, les courriels que vous nous envoyez et les données du site), nous décidons de leur usage, et cet avis s’applique directement.
• Sous-traitant (fournisseur de services) : pour les données d’affaires que nous lisons dans les outils que votre entreprise relie (comme les événements d’agenda, les contacts, les factures et les dossiers du CRM) et dans les courriels qu’elle transfère à ses propres adresses Carragent (messages de ses clients et de ses fournisseurs, et factures de fournisseurs), nous agissons pour le compte de votre entreprise et suivons ses instructions et ses réglages. Cette entreprise décide à quoi servent les données, et son propre avis de confidentialité s’applique à ses clients.
• L’entreprise est l’expéditeur des messages que ses agents envoient et elle est responsable de ses propres contacts : à qui elle écrit, sur quel fondement légal et ce qu’elle leur dit. Nous fournissons l’outil.
• Si vous êtes client d’une entreprise qui utilise Carragent et voulez exercer vos droits, adressez-vous d’abord à cette entreprise. Nous l’aidons à vous répondre. Pour ne plus recevoir les courriels d’une entreprise, voyez « Courriels d’une entreprise qui utilise Carragent » plus bas.

• Compte : votre nom, votre courriel, le nom de l’entreprise, votre rôle, votre langue et votre fuseau horaire, ainsi que les réglages que vous choisissez (agents, règles, les faits que vous rédigez pour Accueil et renseignements d’expéditeur comme le nom affiché, le nom légal et l’adresse postale de votre entreprise).
• Facturation : votre forfait, l’état de l’abonnement et les factures, ainsi que les renseignements de facturation nécessaires aux factures et aux taxes. Les paiements par carte se font sur les pages de Stripe : nous ne voyons ni ne conservons jamais le numéro complet de votre carte.
• Diagnostic IA : vos réponses sur votre organisation (type, pays, taille de l’équipe, outils, les défis que vous choisissez, le processus que vous décrivez, heures par semaine, urgence et une fourchette de budget facultative), ainsi que votre nom, votre courriel, votre entreprise et, si vous le donnez, votre site Web.
• Données des outils connectés, seulement ceux que votre entreprise relie et seulement ce que lisent les fonctions qu’elle a activées : événements d’agenda (titre, description, heure, lieu, participants et leurs réponses), contacts (nom, courriel, téléphone, langue), factures, paiements et soumissions (montants, échéances, état), dossiers du CRM (contacts, transactions, soumissions et activité consignée : seulement l’heure, le sens et le résultat des courriels, des réunions et des journaux téléphoniques, jamais leur objet ni leur texte) et les lignes des fichiers Google Sheets que Carragent a créés pour vous ou que vous ouvrez avec Carragent (comme les feuilles des factures de fournisseurs, du stock et des prospects).
• Courriels transférés : pour les agents Accueil et Fournisseurs, les messages que votre entreprise transfère à ses propres adresses Carragent : l’adresse et le nom de l’expéditeur (quand c’est un nom simple), l’objet, le texte du message (sans les réponses citées ni les signatures), la liste des pièces jointes (noms, types et tailles, jamais les fichiers) et un résumé d’une ligne que l’IA rédige pour l’entreprise. Les messages que les agents laissent de côté, comme les réponses automatiques ou les courriels de votre propre équipe, sont aussi conservés, pour que vous puissiez voir ce qu’il en est advenu.
• Factures de fournisseurs : pour chaque PDF transféré à l’adresse Fournisseurs, les champs que l’IA y lit (fournisseur, numéro de facture, dates, montant et devise), l’adresse d’où il vient et ce qu’il est devenu (consignée, en double, à vérifier, payée). Le PDF lui-même est lu une fois et n’est jamais conservé.
• Messages : les courriels que les agents envoient (destinataire, contenu, heure, état de livraison), les réponses reçues, les désabonnements, ainsi que les approbations et les règles derrière chacun.
• Les courriels que vous nous envoyez et nos réponses.
• Données techniques : adresse IP et détails du navigateur, pour garder le service sûr et corriger les erreurs. Pour les limites d’utilisation et les dossiers de diagnostic, nous conservons un hachage irréversible de l’adresse IP, pas l’adresse elle-même.

• Pour faire fonctionner votre compte et les fonctions que votre entreprise active : synchroniser vos outils, lire les courriels qu’elle transfère, préparer et envoyer les messages que vous approuvez ou que vos règles permettent, consigner les factures de fournisseurs et surveiller le stock, et rédiger votre rapport hebdomadaire.
• Pour vous facturer et conserver les dossiers qu’exige la loi fiscale.
• Pour rédiger votre diagnostic IA et vous l’envoyer.
• Pour envoyer les courriels du service : liens de connexion, approbations en attente, alertes, reçus et changements importants.
• Pour garder le service sûr, prévenir les abus et corriger les problèmes.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas pour de la publicité. Nos courriels de marketing vont seulement aux personnes qui ont accepté de les recevoir ou qui ont amorcé la conversation, et chacun permet de se désabonner (LCAP).

• Nous utilisons l’API Claude d’Anthropic pour rédiger le diagnostic et, pour les agents que votre entreprise active, pour lire ce dont une tâche a besoin et rédiger un message ou un rapport : le texte d’un message transféré (pour le trier et pour rédiger une réponse que vous approuvez), une facture de fournisseur transférée (un PDF, lu comme un document pour en tirer les champs), des données de vos outils comme des dates, des montants et des prénoms, et les faits que votre entreprise a rédigés pour son accueil.
• Les courriels que vous envoyez à notre adresse de soutien peuvent être triés de la même façon, par notre propre accueil : une question courante peut recevoir aussitôt une réponse fixe tirée de nos renseignements d’aide ; tout le reste attend une personne, et ce qui touche l’argent, des questions juridiques, la sécurité ou quelque chose qui ne fonctionne pas reçoit toujours la réponse d’une personne. Comme pour le courrier de vos clients, nous masquons les adresses et les numéros de téléphone avant que le modèle le lise.
• Anthropic est notre sous-traitant ultérieur pour ce traitement par l’IA. Il reçoit seulement ce dont une tâche a besoin : nous masquons les adresses courriel et les numéros de téléphone dans les messages transférés et ne disons pas au modèle qui les a écrits. Une facture en PDF part telle quelle, elle peut donc contenir tout ce qui y est imprimé.
• Pour le diagnostic, nous n’envoyons au modèle ni votre nom, ni votre courriel, ni votre site Web.
• Selon les conditions commerciales d’Anthropic, les entrées et sorties de l’API ne servent pas à entraîner ses modèles et ne sont conservées que pour une durée limitée. Nous n’utilisons pas non plus vos données pour entraîner des modèles d’IA.
• L’IA ne décide rien au sujet de qui que ce soit par elle-même : votre entreprise approuve les messages ou fixe les règles qui les envoient, et peut les changer en tout temps. Une réponse que l’agent Accueil envoie de lui-même (seulement si votre entreprise l’a activé) est un texte fixe bâti à partir des faits que votre entreprise a rédigés, pas un texte écrit par l’IA.

L’utilisation par Carragent des renseignements reçus des API de Google, et leur transfert vers toute autre application, respecteront la Google API Services User Data Policy (la politique sur les données des utilisateurs des services d’API de Google), y compris les exigences de Limited Use (utilisation limitée). Vous pouvez lire cette politique à https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Concrètement, la même règle vaut pour les données que nous recevons de Google, de Microsoft, de HubSpot et de votre propre compte Stripe :

• Nous les utilisons seulement pour fournir les fonctions que votre entreprise a activées, comme confirmer un rendez-vous ou faire le suivi d’une soumission, et pour garder le service sûr.
• Nous ne les vendons jamais, ne les utilisons jamais pour de la publicité et ne les utilisons jamais pour entraîner des modèles d’IA.
• Nous les transmettons seulement dans la mesure où ces fonctions l’exigent (par exemple à Anthropic pour rédiger un message ou lire une facture, ou à Supabase pour les conserver), pour la sécurité ou quand la loi l’exige.
• Personne chez Carragent ne les lit, sauf si vous nous le demandez (par exemple pour du soutien), si c’est nécessaire pour enquêter sur un problème de sécurité ou un abus, ou si la loi l’exige.
• Ce à quoi nous accédons : le compte que vous connectez (son courriel ou son identifiant) ; les événements de votre agenda Google principal ; Google Sheets, seulement comme décrit ci-dessous ; les événements d’agenda Microsoft 365 ; les contacts, transactions et soumissions de HubSpot et, de l’activité qu’il consigne (courriels, réunions et journaux téléphoniques), seulement l’heure, le sens et le résultat, jamais l’objet ni le texte ; les clients, factures, paiements et soumissions de votre compte Stripe, en lecture seule (si vous connectez Stripe avec une clé restreinte que vous créez vous-même, seulement les factures, les clients et les paiements enregistrés sur les factures). Nous ne lisons pas votre boîte de réception.
• Google Sheets utilise seulement la permission drive.file : Carragent ne peut voir que les feuilles de calcul qu’il crée pour vous dans votre Drive (les feuilles des factures de fournisseurs, du stock et des prospects) ou que vous ouvrez avec lui, jamais le reste de votre Drive. Il ajoute une ligne à la feuille des factures de fournisseurs pour chaque facture et, avant un rappel, relit les colonnes d’état, d’échéance et de montant de cette feuille : une correction que vous y faites l’emporte.
• Modifications : aujourd’hui, les agents modifient quelque chose dans un outil connecté dans un seul cas, les lignes qu’ils ajoutent à la feuille des factures de fournisseurs que Carragent a créée pour vous. Ils ne créent, ne déplacent ni ne suppriment d’événements d’agenda, ne modifient ni votre CRM ni Stripe et n’envoient rien depuis votre boîte Microsoft 365 : les courriels des agents partent par notre service de courriel (Resend), au nom de votre entreprise. Certaines permissions que vous accordez sont plus larges que cela, parce qu’elles permettent aussi des modifications (les permissions d’agenda de Google et de Microsoft, et celle de HubSpot pour les contacts et les transactions). Si un agent en utilise un jour une, nous l’indiquons ici d’abord, et il attendra votre approbation ou suivra vos règles.
• Déconnectez un outil depuis Connexions dans votre tableau de bord et nous supprimons ses jetons et les données synchronisées depuis cet outil. Vous pouvez aussi retirer l’accès dans les paramètres de votre compte Google, Microsoft, HubSpot ou Stripe.

Les agents Accueil et Fournisseurs travaillent à partir des courriels que votre entreprise transfère à ses propres adresses Carragent (reception+… et payables+… sur notre domaine de réponses). Nous ne demandons jamais de lire votre boîte de réception : nous recevons seulement ce qui arrive à ces adresses, soit ce que vous transférez et ce qu’y écrit quiconque connaît l’adresse.

• Ce que nous recevons : chaque message tel que transféré, avec son texte, l’adresse et le nom de l’expéditeur, l’objet et les noms, types et tailles de ses pièces jointes. Les PDF de factures de fournisseurs sont récupérés auprès de notre fournisseur de courriel, lus une fois en mémoire et jamais conservés ; les autres pièces jointes ne sont pas ouvertes.
• Qui le lit : d’abord notre code, qui écarte les réponses automatiques, les infolettres, les expéditeurs sans réponse possible, notre propre courrier et celui de votre propre équipe. Ensuite un modèle d’IA (Claude, d’Anthropic) lit le texte pour le trier : une question à laquelle les faits que vous avez rédigés peuvent répondre, une réservation, un problème ou quelque chose pour vous. Pour une facture, le modèle lit le PDF et renvoie le fournisseur, le numéro, les dates et le montant, que notre code vérifie. Personne chez Carragent ne lit votre courrier, sauf si vous nous le demandez, si c’est nécessaire pour enquêter sur un abus ou si la loi l’exige.
• Ce qui se passe ensuite : une question courante reçoit une réponse bâtie à partir des faits que vous avez rédigés, qui attend votre approbation à moins que vous n’activiez les réponses automatiques ; tout le reste vous est transmis par courriel et dans votre tableau de bord. Une facture de fournisseur est consignée, ajoutée à votre feuille des factures et vérifiée pour repérer les doublons, et nous vous rappelons trois jours avant son échéance. L’agent Fournisseurs n’écrit à personne d’autre qu’à vous.
• Ce que nous gardons : pendant 90 jours, le texte, l’objet, le nom de l’expéditeur, notre bref résumé et la liste des pièces jointes de chaque message ; ensuite ils sont supprimés, et 13 mois après l’arrivée du message, le dossier de ce que l’agent en a fait (adresse de l’expéditeur, date, résultat) l’est aussi. Les champs lus sur une facture restent dans votre registre des factures jusqu’à la fin de votre forfait et la suppression décrite à « Combien de temps nous les gardons », et dans votre feuille, qui est à vous.
• Votre contrôle : cessez de transférer en tout temps chez votre fournisseur de courriel. Pour faire supprimer plus tôt un message, ou tous les messages d’une personne, écrivez à admin@carragent.com.

Les jetons d’accès de vos outils connectés (et une clé restreinte Stripe, si vous en collez une) sont chiffrés au repos dans Supabase Vault et ne sont jamais envoyés à votre navigateur. Les données circulent en HTTPS, la base de données applique des règles par rangée pour que chaque entreprise ne voie que ses propres données, les clés restent sur nos serveurs et la connexion se fait par lien ou code à usage unique. Nous demandons à chaque fournisseur l’accès dont nos fonctions ont besoin, et la section sur Google, Microsoft et HubSpot indique où une permission est plus large que ce que font aujourd’hui les agents. Aucune méthode n’est parfaite : si un incident crée un risque réel de préjudice sérieux, nous vous avisons, ainsi que les autorités, comme l’exige la loi.

Ces fournisseurs traitent des renseignements personnels pour notre compte, selon des conditions qui les protègent :

• Supabase : base de données (y compris les courriels que votre entreprise transfère et les factures que les agents consignent), connexion, stockage de fichiers et stockage chiffré des jetons (Vault). Région : us-west-2 (Oregon).
• Vercel : héberge le site et le tableau de bord et exécute notre code serveur ; aussi des statistiques du site agrégées et sans témoins.
• Resend : envoie nos courriels et les courriels des agents, et reçoit les courriels que votre entreprise transfère à ses adresses Carragent et les réponses aux courriels des agents.
• Anthropic : modèles d’IA (API Claude), notre sous-traitant ultérieur pour le traitement par l’IA : le diagnostic et les agents (messages transférés dont les coordonnées sont masquées, factures en PDF et ce dont une tâche a besoin).
• Stripe : abonnements, paiements et factures.
• Cloudflare : vérifie que les formulaires sont envoyés par une personne (Turnstile), lorsque cette vérification est activée.

Les outils que votre entreprise relie (Google, Microsoft, HubSpot et votre propre compte Stripe) sont choisis par votre entreprise. Nous échangeons des données avec eux selon ses instructions et sous leurs propres conditions. Nous mettons cette liste à jour avant qu’un nouveau fournisseur commence à traiter des renseignements personnels.

La plupart de ces fournisseurs stockent ou traitent des données hors du Canada, surtout aux États-Unis, où les autorités locales peuvent y accéder selon leurs lois. Nous nous appuyons sur les conditions de protection des données des fournisseurs, y compris les clauses contractuelles types lorsqu’elles s’appliquent. Si cela vous préoccupe pour certains renseignements, ne nous les envoyez pas et écrivez à admin@carragent.com.

• Données des outils connectés, courriels transférés, factures consignées, agents et leur historique : tant que votre forfait est actif, sauf là où les lignes suivantes sont plus courtes. À la fin, nous les gardons 30 jours, puis nous les supprimons. Nous vous écrivons au moins une semaine avant.
• Courriels transférés (Accueil et Fournisseurs) : le texte, l’objet, le nom de l’expéditeur, notre bref résumé et la liste des pièces jointes, 90 jours ; le dossier de ce que l’agent a fait de chaque message (adresse de l’expéditeur, date, résultat), 13 mois.
• Les courriels que les agents envoient et les réponses qu’ils reçoivent : le texte et l’objet, 180 jours ; le dossier (destinataire, heure, état), 24 mois, pour que le lien de désabonnement de chaque courriel aux clients continue de fonctionner.
• Factures en PDF : non conservées. L’IA lit chacune une seule fois, et nous ne gardons que les champs lus, dans votre registre des factures.
• Adresses qui ont demandé à ne plus être jointes : l’adresse et la date, conservées aussi après la fin de votre forfait, pour que la demande continue de valoir si votre entreprise revient.
• Votre compte (connexion, nom, nom de l’entreprise et rôle) : jusqu’à ce que vous nous demandiez de le fermer, pour que vous puissiez revenir.
• Données d’un outil que vous déconnectez : supprimées à la déconnexion.
• Dossiers de facturation : aussi longtemps que l’exige la loi fiscale (au Canada, en général six ans).
• Diagnostic IA : tant qu’il vous est utile (son lien rouvre votre rapport). Nous le supprimons sur demande.
• Journaux de sécurité et dossiers techniques : peu de temps, puis supprimés.
• Les données supprimées peuvent rester peu de temps dans des sauvegardes chiffrées, jusqu’à leur rotation.

Ces courriels sont envoyés par l’entreprise elle-même, par l’intermédiaire de Carragent : c’est l’entreprise, et non Carragent, qui décide à qui écrire, et c’est elle l’expéditeur. Chacun porte le nom et l’adresse postale de l’entreprise. Les courriels aux clients portent aussi un lien de désabonnement en un clic dans leurs en-têtes et se terminent par une ligne qui invite à répondre STOP ; un bon de commande à un fournisseur n’a ni l’un ni l’autre, mais une réponse STOP y est aussi respectée.

• Pour ne plus en recevoir, répondez STOP (ou « unsubscribe », « désabonner ») au courriel, ou utilisez le bouton de désabonnement de votre application de courriel (un lien en un clic dans les en-têtes du courriel). Cela empêche tout agent de cette entreprise d’écrire de nouveau à votre adresse, prend effet tout de suite et ne demande ni compte ni connexion.
• Une demande claire d’arrêter, écrite à l’adresse info@ de l’entreprise elle-même par un expéditeur que nous pouvons vérifier, est aussi lue comme un désabonnement. Si vous le dites à l’entreprise autrement, ou si nous n’avons pas pu vérifier l’expéditeur, elle nous demande d’ajouter votre adresse à sa liste.
• Si un courriel qui vous est adressé rebondit de façon définitive, ou si vous le signalez comme pourriel, votre adresse est ajoutée à la même liste.
• Nous conservons votre adresse et la date, seulement pour que la demande continue de valoir, même après que l’entreprise a fermé son compte.
• Pour voir, corriger ou supprimer ce qu’une entreprise détient sur vous, écrivez d’abord à cette entreprise ; nous l’aidons à vous répondre (voyez « Vos droits »).

Écrivez à admin@carragent.com pour savoir quels renseignements personnels nous détenons sur vous, en obtenir une copie, les faire corriger, les faire supprimer ou retirer votre consentement lorsque la loi le permet. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Au Québec, la Loi 25 vous donne aussi le droit à la portabilité des données et celui d’être informé lorsqu’une décision repose uniquement sur un traitement automatisé. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, à la Commission d’accès à l’information.

En Amérique latine, dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni, votre loi locale peut vous donner des droits semblables (accès, rectification, effacement, opposition et portabilité). Écrivez-nous et nous répondons selon la loi qui s’applique à vous ; vous pouvez aussi vous adresser à votre autorité locale de protection des données. Lorsque le RGPD s’applique, nous nous fondons sur notre contrat avec vous, notre intérêt légitime à faire fonctionner et à protéger le service, nos obligations légales et votre consentement pour les courriels de marketing.

Nous utilisons seulement les témoins dont le site a besoin :

• des témoins de session qui vous gardent connecté au tableau de bord ;
• un témoin de sécurité de courte durée pendant que vous connectez un outil ;
• NEXT_LOCALE : votre langue, pendant un an ;
• carragent_theme : le thème clair ou sombre que vous choisissez, pendant un an.

Aucun témoin publicitaire ni de pistage intersite. Les statistiques du site (Vercel Web Analytics) sont recueillies sans témoins et seulement de façon agrégée.

Carragent s’adresse aux entreprises, pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des enfants, et nous ne demandons ni renseignements de santé ni pièces d’identité. Vos outils connectés et les courriels transférés peuvent contenir des détails sensibles (par exemple, les titres des rendez-vous d’une clinique, ou ce qu’un client écrit à votre accueil) : nous les traitons seulement pour fournir vos fonctions, alors limitez les titres et les notes à ce dont un rappel a besoin, et ne transférez pas de courriel que vous ne voudriez pas voir lu par un modèle d’IA.

Nous pouvons mettre cet avis à jour. La date en haut indique la version en vigueur et, pour les changements importants, nous écrivons aux titulaires des comptes avant qu’ils s’appliquent. Le texte anglais est la version qui l’emporte ; l’espagnol et le français sont fournis pour commodité.